Whistleblowing
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Gestione delle segnalazioni - Whistleblowing
Chi può segnalare
Possono effettuare una segnalazione:
- i dipendenti, i lavoratori autonomi, i titolari di un rapporto di collaborazione, i volontari e i tirocinanti anche non retribuiti;
- i lavoratori o i collaboratori, che svolgono la propria attività lavorativa quali i liberi professionisti e i consulenti;
- Il personale con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.
- I clienti che siano vittime o testimoni diretti di molestie nei confronti di altri clienti o del personale presso il Centro Laser;
Le segnalazioni possono essere effettuate anche:
- quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
- durante il periodo di prova;
- successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.
Centro Laser S.r.l. auspica che nelle segnalazioni sia esplicitata l’identità del Segnalante, di cui è garantita la riservatezza nel rispetto della normativa vigente, in modo da rendere più agevole la verifica dei fatti segnalati ed informare il Segnalante sugli esiti degli accertamenti svolti. Sono comunque ammesse le segnalazioni in forma anonima.
Cosa segnalare
Informazioni sulle violazioni aventi ad oggetto fatti (di qualsivoglia natura, anche meramente omissivi), riferibili a Persone di centro Laser del tipo:
- violazioni del Modello di organizzazione, gestione e controllo ex D.lgs. n. 231/2001 e delle procedure che ne costituiscono attuazione e/o della Policy anticorruzione e del Codice Etico e/o delle normative interne aziendali e/o in ogni caso idonee ad arrecare danno o pregiudizio, anche solo d’immagine o reputazionale, al Centro Laser Srl
- illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
- condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs. 8 giugno 2001, n. 231;
- illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea e delle disposizioni nazionali che ne danno attuazione;
- atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea;
- atti od omissioni riguardanti il mercato interno (a titolo esemplificativo: violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato);
- atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione Europea.
- Atti di molestie a sfondo sessuale di cui siano vittime o testimoni
- Atti di violazione delle policy di diversità e inclusione e di parità di genere del gruppo
Le segnalazioni devono riguardare fatti di cui il Segnalante abbia conoscenza, avendo lo stesso Segnalante fondati motivi di ritenere che le informazioni segnalate siano vere al momento della segnalazione.
Le segnalazioni devono essere effettuate tempestivamente rispetto alla conoscenza dei fatti in modo da renderne concretamente possibile la verifica.
Non costituiscono segnalazioni c.d. whistleblowing: le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del Segnalante che attengono esclusivamente al proprio rapporto individuale di lavoro, ovvero inerenti al proprio rapporto con le figure gerarchicamente sovraordinate; le comunicazioni o i reclami relativi ad attività di natura commerciale o di servizi al pubblico
Canali di segnalazione interni
Le segnalazioni possono essere inviate tramite:
- piattaforma informatica accessibile dal sito internet di Centro Laser Srl;
- posta elettronica all’indirizzo mail dedicato segnalazioni@centrolasersrl.it ;
- posta ordinaria presso la sede operativa agli Organi competenti a gestire la segnalazione;
- verbalmente, mediante dichiarazione rilasciata dal Segnalante in apposita audizione.
La piattaforma informatica costituisce lo strumento preferenziale per l’invio e la gestione delle segnalazioni, in quanto maggiormente idoneo a garantire, con modalità informatiche, la riservatezza dell’identità del Segnalante e adeguate misure di sicurezza delle informazioni.
Tramite la piattaforma è possibile:
- inviare una segnalazione
- modificare o aggiornare una segnalazione inviata
- consultare lo stato di una segnalazione inviata
- ricevere riscontro sugli esiti delle verifiche, laddove il segnalante abbia fornito la sua identità.
La piattaforma consente di: separare i dati identificativi del segnalante dal contenuto della segnalazione, prevedendo l’adozione di codici sostitutivi dei dati identificativi, in modo che la segnalazione possa essere processata in modalità anonima; mantenere riservato il contenuto della segnalazione durante l’intera fase di gestione della stessa, consentendo l’accesso ai soli soggetti autorizzati; adottare protocolli sicuri per il trasporto dei dati in rete nonché l’utilizzo di strumenti di crittografia per il contenuto della segnalazione e dell’eventuale documentazione allegata; interagire con il segnalante, garantendone l’anonimato.
Segnalazioni esterne e divulgazione pubblica
Nei casi di segnalazioni aventi ad oggetto reati corruttivi, il D.lgs. n. 24/2023 prevede la possibilità di effettuare segnalazioni esterne all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) e divulgazioni pubbliche di violazioni nei casi espressamente previsti dalla norma. La possibilità di effettuare segnalazioni esterne all’ANAC è consentita solo nei casi di seguito riportati:
- ove non sia attivo il canale di segnalazione interno ovvero se il medesimo non risulti conforme alle prescrizioni di legge;
- nei casi in cui il Segnalante abbia già effettuato una segnalazione interna alla quale non è stato dato seguito;
- nei casi in cui il Segnalante abbia fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa possa determinare il rischio di ritorsione;
- nei casi in cui il Segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
Tutela del segnalante
Nel rispetto delle previsioni di legge Centro Laser garantisce la piena tutela del segnalante, assicurando la riservatezza sulla sua identità e sui fatti oggetto di segnalazione a partire dalla ricezione della segnalazione e vieta (e sanziona per quanto consentito dai propri poteri e facoltà) ogni forma diretta o indiretta di provvedimenti e comportamenti ritorsivi o discriminatori adottati nei confronti del Segnalante in conseguenza della segnalazione, inclusi quelli omissivi, anche tentati o minacciati, nonché quelli rivolti a terzi connessi al Segnalante, quali parenti, colleghi, soggetti giuridici di cui i Segnalanti sono proprietari o per cui lavorano, che operano in un contesto lavorativo collegato al Centro Laser Srl.
Per assicurare che non siano poste in essere ritorsioni nei confronti del Segnalante anche a distanza di tempo dalla segnalazione, per i dipendenti di Centro laser Srl viene attivato un monitoraggio della situazione lavorativa del Segnalante per un periodo di due anni dalla data della segnalazione.
I soggetti a qualsiasi titolo coinvolti nella gestione delle segnalazioni sono tenuti, nei limiti previsti dalla legge, alla riservatezza in merito all’esistenza e al contenuto della segnalazione ricevuta e all’attività compiuta al riguardo e garantiscono la riservatezza dell’identità del Segnalante secondo quanto previsto dalla normativa vigente.
Al Segnalante viene rilasciato avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione. Il Segnalante viene altresì informato degli esiti degli accertamenti svolti in merito.
Tutela del segnalante
Centro Laser Srl tutela i diritti delle Persone Coinvolte, innanzitutto assicurando, per garantire l’appropriata riservatezza, che ogni comunicazione relativa alla loro identità segua rigorosamente il criterio “need to know” (principio per cui una persona è autorizzata ad accedere a determinate informazioni solo se necessario – e nei limiti di quanto necessario – per l’esecuzione delle attività di propria competenza secondo le mansioni assegnate aziendalmente).
La Persona Coinvolta viene informata dell’esistenza e del contenuto della segnalazione e ne riceve copia, ad eccezione del riferimento all’identità del Segnalante, che non potrà in ogni caso essere resa nota alla Persona Coinvolta, fatti salvi i casi espressamente previsti dalla legge.
La Persona Coinvolta ha diritto di essere informata dell’esito dell’istruttoria. Previa valutazione adeguatamente tracciata, l’informativa alla Persona Coinvolta può essere ritardata ovvero non effettuata in tutto o in parte qualora appaia necessario attendere l’azione di pubbliche autorità, o qualora sia ragionevole ritenere che, fornendo l’informativa, possa essere a rischio la riservatezza della identità del Segnalante tutelata secondo legge.
Descrizione del processo
Il Segnalante, cliccando qui può effettuare la Segnalazione. In caso di Segnalazione orale la stessa viene riportata all’interno del gestionale NC.
In ogni caso, il Segnalante riceve via mail un messaggio automatico di presa in carico della Segnalazione insieme al codice identificativo della Segnalazione stessa.
La Segnalazione è trasmessa all’ufficio Legal & Compliance:
- in ogni caso, la funzione Legal & Compliance informa tempestivamente l’amministrazione e, laddove la Segnalazione ha rilevanza ai sensi del D.Lgs. 231/2001, ne informa prontamente l’OdV;
- la funzione Legal & Compliance competente una verifica preliminare circa la sussistenza dei presupposti giuridici e di fatto, nonché la pertinenza e la presenza di elementi sufficienti per potere approfondire la Segnalazione; • in presenza di elementi sufficienti per approfondimenti, la funzione locale competente avvia formalmente la fase di accertamento, coinvolgendo il legale rappresentante, tenendolo opportunamente informato;
- Viene informato il Segnalante di apertura dell’istruttoria, garantendo in ogni caso la riservatezza delle informazioni contenute nella Segnalazione;
- In caso di Segnalazione non rilevante oppure mancante di elementi sufficienti per approfondimenti, si procede all’archiviazione della Segnalazione dandone opportuna informazione al segnalante;
- In caso di Segnalazione anonima, sarà assegnato un numero alla segnalazione stessa, e lasciata evidenza per 5 anni nei database della società in merito al giudizio sulla rilevanza della segnalazione.
Trattamento dei dati personali
Modulo di segnalazione di condotte illecite
Puoi usare questo modulo di segnalazione whistleblowing come canale dove esprimere qualsiasi preoccupazione, sospetto o informazione riguardante potenziali illeciti, condotte inappropriate o comportamenti contrari all’etica all’interno della nostra organizzazione. Il modulo di segnalazioni whistleblowing è pensato per offrirti un modo sicuro, riservato e protetto per segnalare qualsiasi problema che potresti aver riscontrato o osservato. Prendiamo sul serio tutte le segnalazioni e ti assicuriamo che la tua identità verrà protetta come previsto dalla legge.